تاثیر عبارات متن ایمیل در مخاطب

تاثیر عبارات متن ایمیل در مخاطب

در ارسال ایمیل های کاری نه تنها محتوا مهم است بلکه عباراتی که استفاده میکنیم نیز از اهمیت ویژه ای برخوردار است زیرا کلمات با احساسی که منتقل میکنند میتوانند تاثیر مثبت یا منفی بر مخاطب بگذارند.

در هر ایمیل جملات بر روی خواننده تاثیر میگذارد و مخاطب شما با خواندن کلمات متوجه لحن و حالات شما می‌شود. استفاده از نمادهای تجاری و اموجی ها باعث فراری شدن مشتری از خواندن پیام شما میشود و در واقع زبان رسمی برای کسب‌ و کار ها بدون اینکه از بستر غلط استفاده کنیم بسیار تاثیر گذار است.

روابط عمومی




نکاتی که باید در ارسال ایمیل رعایت کنیم

در کل متن ایمیل سعی کنید از کلمات دارای موج مثبت استفاده کنید این کار در روابط عمومی تاثیر زیادی دارد. در کل واژه ها کیفیت ارتباط شما را میسازند و موقعی که دائم از کلمات منفی استفاده میکنید، این حس را به فرد منتقل میکنید که عصبانی هستید و این حس خوبی برای شخص نخواهد داشت.در مجموع عبارات منفی موج منفی به همراه دارد. به همین دلیل با تبدیل ایمیل به پیام مثبت میتوانیم نتایج بهتری کسب کنیم.  

 

عباراتی که در ایمیل رسمی نباید بکار برد

کلماتی مانند نمی‌توان، آسیب، خطا، انجام ندادن، ارزش ناچیز، غیرممکن، از دست دادن، اشتباه، مشکل، امتناع، ناتوان، متاسفانه، تشدید، فوری، هرگز، ناتوانی و نادرست همه دارای موج منفی هستند. برای مثال به این نکته توجه کنید: با تاسف اتمام پروژه با توجه به شرایط فعلی پیش آمده در زمان تعیین شده امکان پذیر نمیباشد. در این مثال بسیاری تعداد زیادی کلمه منفی در یک جمله آمده و حسی منفی انتقال میدهد. شما به آسانی میتوانید همین مضمون را با عبارات مثبت منتقل کنید مانند این جمله: اگر هریک از افراد پروژه کار خود را بدرستی انجام دهند ما در موعد مقرر پروژه را تکمیل و تحویل خواهیم داد. مشاهده میکنید نوع کلمات استفاده شده با اینکه یک مفهوم را منتقل میکنند اما حس متفاوتی را منتقل میکنند.   مثال دیگری که میتوان برای این قضیه آورد ماجرای یک مشاوره کسب و کار است که ازبوسیله ایمیل یک پروژه را متفاوت به طور کامل با جزییات تعریف کرد وفقط یک پاسخ کوتاه دریافت کرد "متوجه شدم." و مشاور احساس کرد مشتری ناامید شده وبعد با کمی پرس و جو فهمید که اشتباه میکرده و مشتری منظور بدی نداشته. اگر مشتری اینگونه جواب میداد که "از شما متشکرم" احتمال خیلی زیاد مشاور نگران میشد.


ایمیل مارکتینگ

 

روابط عمومی

عباراتی که در ایمیل رسمی باید بکار برد

سعی کنید در جملا‌ت‌تان از واژه‌های مثبتی مثل سود، بهتر، مهم، پیشرفت، موفقیت و ارزشمند استفاده کنید. لیست موارد جزیی که باید به آن ها توجه کنید تهیه کنید. بجای انتقال مواردی که نباید افراد انجام دهند مواردی را بیان کنید که باید انجام دهند. مثلا بجای گوشزد کردن این مورد که دیر نکنند،از عبارت لطفا 5 دقیقه قبل از شروع جلسه حاضر شوید. حتی جمله‌‎ی "فراموش نکن" منفی‌تر از جمله‌ی "به خاطر بیاور" است. اگر احساس میکنید از ایمیل شما اشتباه تفسیر میشود سعی کنید از عبارات واضح تر استفاده کنید. میتوانید برای اینکار از یک فرد ماهر در زمینه بازاریابی محتوا کمک بگیرید ، زیرا تولید محتوا برای ایمیل خود به نوعی بخشی از این زمینه است.

 

نتیجه گیری

در ایمیل های رسمی عبارات بکار رفته نقش مهمی را ایفا میکنند ، اگر از واژه های مناسب در روابط عمومی خود استفاده نکنیم ممکن است با اینکه منظور خود را منتقل کرده ایم نتوانیم تاثیر درستی بر روی مخاطب بگذاریم.  

29
24 آبان 1396 - 10:48